Oikean palkitseminen työntekijöille julkisista vapaapäivistä pitäisi olla yksinkertaista; vapaapäivä, täysi palkka, siinä kaikki. Mutta todellisuudessa se on yksi palkanlaskennan sekavimmista osista. Eri sopimukset, tunnit ja vapaapäiväsäännöt voivat muuttaa yhden julkisen vapaapäivän compliance-ongelmaksi. Olitpa pyörittämässä pientä yritystä tai hallinnoimassa kansallista palkanlaskentatiimiä, sen oikea hoitaminen ei ole vain raha-asia, vaan myös laillisuuden ja oikeudenmukaisuuden ylläpitämistä.
Miksi julkisen vapaapäivän palkkaaminen on monimutkaisempaa kuin näyttää
Ensisilmäyksellä se vaikuttaa helpolta: jos joku saa vapaapäivän julkisena vapaapäivänä, maksetaan hänelle normaalisti. Jos hän työskentelee, maksetaan ylimääräistä. Mutta harvoin se on niin yksinkertaista.
Syitä tähän ovat:
- Jotkut työntekijät ovat kokoaikaisia, toiset osa-aikaisia, jotkut satunnaisia
- Kaikki julkiset vapaapäivät eivät päde kaikkialla (erityisesti suurissa maissa kuten Australia tai Yhdysvallat)
- Säännöt vaihtelevat palkkioiden, yrityssopimusten tai paikallisen lain mukaan
- Vuorotyöntekijät voivat saada korvauspäivän sijaan korkeampaa palkkaa
Jokainen muunnelma voi muuttaa sitä, kuinka paljon joku saa palkkaa tai saako hän mitään lainkaan.
Mitä palkanlaskentatiimien tulisi ottaa huomioon
Jotta julkisen vapaapäivän palkkaaminen hoituisi oikein, palkanlaskennan tulee seurata:
- Kenellä on oikeus julkisen vapaapäivän palkkaan sopimuksen tai palkkion mukaan
- Ketkä todella työskentelivät julkisena vapaapäivänä ja kuinka monta tuntia
- Mitä rangaistusasteikkoja sovelletaan (kuten 1,5x tai 2x palkka)
- Mitkä sijainnit olivat vapaapäivän vietossa (kaikki työpaikat eivät välttämättä ole suljettuja)
- Mahdolliset korvauspäivät, jotka on otettu vapaapäivän sijaan
Tämä on paljon liikkuvia osia, erityisesti yrityksille, joilla on henkilöstöä useissa osavaltioissa tai aikavyöhykkeissä.
Myös kokeneet palkanlaskentatiimit voivat tehdä virheitä. Tässä muutama yleinen virhe:
- Oletus, että satunnaistyöntekijät jäävät aina ilman julkisen vapaapäivän palkkaa
- Väärän palkkion soveltaminen julkisen vapaapäivän vuorolle
- Unohtaminen soveltaa korvauspäivää, kun joku työskentelee vapaapäivänä
- Paikallisten vapaapäivien unohtaminen, jotka koskevat vain tiettyjä sijainteja
- Yrityssopimusten tai ammattiliittojen sääntöjen väärin tulkinta
Pienet virheet voivat johtaa palkkavarkauksien väitteisiin, alikorvauksiin ja tyytymättömään henkilöstöön. Ei toivottavaa.
Miksi osa-aikaiset ja satunnaiset työntekijät lisäävät monimutkaisuutta
Koko-työntekijöille vapaapäiväkorvaus on yleensä taattu. Mutta osa-aikaisille tai satunnaisille työntekijöille se riippuu usein siitä, oliko heidät aikataulutettu työskentelemään kyseisenä päivänä. Tämä tarkoittaa, että työnantajien on seurattava työvuorolistoja tarkasti ja ymmärrettävä "kohtuullinen odotus työstä" -säännöt.
Joissakin tapauksissa, jos satunnaistyöntekijää ei ollut aikataulutettu, hänellä ei ole oikeutta palkkaan. Mutta jos hän oli, hänelle voidaan olla velkaa koko julkisen vapaapäivän palkka, vaikka hän ei lopulta työskentelisikään.
Vinkkejä oikean hoitamiseen
Seuraavassa muutama tapa helpottaa julkisen vapaapäivän palkanlaskentaa:
- Käytä ohjelmistoa, joka seuraa työntekijätyyppejä, sijainteja ja palkkioita koskevia sääntöjä
- Tarkista työvuorolistat todellisiin työaikakirjauksiin
- Päivitä paikalliset vapaapäiväkalenterit kaikilla sijainneilla
- Kouluta palkanlaskentahenkilöstöä sopimusten ja yrityssopimusten tulkinnassa
- Kun epäilet, hae oikeudellista tai HR-neuvontaa; erityisesti harmaissa alueissa
Oikeudenmukainen palkkaaminen lisää luottamusta
Julkisen vapaapäivän palkka ei ole vain tekninen tehtävä, vaan myös luottamuskysymys. Henkilöstö huomaa, kun heitä palkitaan oikeudenmukaisesti, ja myös, kun jokin on pielessä. Sen hoitaminen oikein pitää sinut laillisena, mutta myös motivoituneena ja arvostettuna.
Ja palkanlaskennassa, jossa yksityiskohdat ovat tärkeitä joka päivä, tämä on arvokkaampaa kuin mikään lomabonus.