Odotat toimitusta. Tai ehkä seuraat viiden päivän määräaikaa. Mutta sitten julkinen vapaapäivä osuu kohdalle, ja aikataulusi hämärtyy yhtäkkiä. Laskettaisiinko tämä päivä vielä mukaan? Kun kyse on työpäivälaskelmista, julkisilla vapaapäivillä on enemmän merkitystä kuin ehkä arvaatkaan.
Mitkä ovat tarkalleen ottaen työpäiviä?
Työpäivä on yleensä mikä tahansa arkipäivä, maanantaista perjantaihin, lukuun ottamatta viikonloppuja ja julkisia vapaapäiviä. Sitä käytetään kaikessa, oikeussopimuksista toimituslaskelmiin ja palautuskäytäntöihin.
Se tarkoittaa, että jos joku sanoo “5 työpäivää”, he yleensä tarkoittavat viittä työpäivää, jolloin toimistot, pankit ja postipalvelut ovat avoinna.
Milloin julkiset vapaapäivät keskeyttävät laskennan
Oletetaan, että lähetät lomakkeen maanantaina ja sinulle sanotaan, että se käsitellään viiden työpäivän kuluessa. Tavallisesti se tarkoittaa seuraavaa maanantaita. Mutta jos perjantaille osuu julkinen vapaapäivä, määräaika siirtyy tiistaille.
Julkiset vapaapäivät katkaisevat laskennan. Siksi suurten juhlapyhien, kuten joulun, pääsiäisen tai kansallisten juhlien, aikaan aikataulut voivat hidastua odotettua enemmän.
Alat, joita tämä eniten koskee
- Toimitus ja logistiikka: Kuljetusyritykset eivät toimi julkisina vapaapäivinä, mikä aiheuttaa toimitusviiveitä
- Pankkitoiminta: Tapahtumat pysähtyvät pankkipäivinä, erityisesti kansainvälisissä siirroissa
- Asiakaspalvelu: Tuki- ja asiakaspalvelukeskukset voivat olla suljettuja tai henkilöstö vähäistä, mikä viivästyttää vastauksia
- Oikeus- ja hallintopalvelut: Tuomioistuimet, virastot ja suurlähetystöt eivät huomioi vapaapäiviä virallisissa määräajoissa
Jos yrityksesi tai asiakkaasi riippuvat ajoissa tapahtuvasta toimituksesta tai vastauksista, julkisten vapaapäivien unohtaminen laskelmissa voi johtaa odotusten vääristymiseen.
Kohteluko julkiset vapaapäivät kaikissa maissa?
Ei todellakaan. Julkiset vapaapäivät vaihtelevat suuresti maiden välillä, ja jopa sisällä niitä on erilaisia. Australia, Saksa ja Yhdysvallat kaikki sisältävät alueellisia vapaapäiviä, jotka koskevat vain tiettyjä osavaltioita tai alueita. Se, mikä on normaali työpäivä Lontoossa, voi olla vapaapäivä Skotlannissa.
Jos toimit rajojen yli, sinun on seurattava kunkin alueen vapaapäiväkalentereita. Työkalut kuten jaetut kalenterit tai automatisoidut työnkulkuohjelmistot voivat auttaa välttämään vahingossa ajoittamasta määräaikaa ei-työpäivälle.
Kuinka pysyä aikatauluissa viivästysten edellä
Seuraavassa muutamia tapoja pitää aikataulusi tarkkoina:
- Käytä työpäivälaskureita, jotka ottavat huomioon vapaapäivät
- Sovita vapaapäiväkalenterit kaikkien alueiden kanssa, joissa tiimisi tai asiakkaasi toimivat
- Viestitä selkeästi viivästyksistä tunnetuilla julkisilla vapaapäivillä
- Lisää ylimääräinen varastotilaa kiireisten juhlapyhien, kuten joulun ja uudenvuoden, ympärille
Kun olet avoin siitä, miten vapaapäivät vaikuttavat aikatauluihin, vähennät valitusten ja sekaannusten mahdollisuutta.
Aikataulut, jotka laskevat joka päivä
Jotkut prosessit laskevat kalenteripäiviä, eivät työpäiviä. Tilaukset uusimiset, varastosta lähetettävät toimitukset, jotka toimivat viikonloppuisin, tai palautuskäytännöt voivat sisältää viikonloput ja vapaapäivät laskelmiinsa.
Jos palautuskäytäntö sanoo “30 päivää”, se tarkoittaa yleensä 30 kalenteripäivää, riippumatta vapaapäivistä. Tämä poikkeaa “30 työpäivästä”, joka voi kestää kuusi tai seitsemän viikkoa.
Älä anna vapaapäivän yllättää sinua
Olitpa sitten yrityksen omistaja, freelancer tai vain seuraamassa palautusta, julkisten vapaapäivien vaikutuksen ymmärtäminen työpäivälaskelmiin voi säästää sinulta stressiä. Tarkista aina kalenteri, suunnittele etukäteen ja muista: pelkkä maanantai ei tarkoita, että se on työpäivä.